Что нужно знать перед тем, как выбрать онлайн-кассу

Как мы уже писали в статье «Все по закону: онлайн-кассы согласно 54-ФЗ», в настоящее время большинство предпринимателей постепенно осуществляет переход на новые устройства. 

В данной статье мы хотим рассказать о том, на что обратить внимание при выборе онлайн-кассы.  Ведь ошибка в технических возможностях устройства, его неправильное подключение и некорректная работа как следствие, влекут за собой не менее серьезные санкции, чем штрафы за отсутствие такой онлайн-кассы у предпринимателя, которому согласно законодательству она необходима.

Содержание статьи:

Виды онлайн-касс

Онлайн-кассы, на которые необходимо перейти предпринимателям, чтобы вести свою деятельность, не нарушая закон 54-ФЗ, различаются между собой по внешнему виду и функциональности. 

Выделяют три основных типа онлайн-касс:

1.Кнопочные. Напоминают стандартные кассовые аппараты, так как тоже имеют клавиатуру и маленький экран. Редко интегрируются с внешним программным обеспечением. Чтобы настроить и обновить  системные данные, необходимо обращаться к специалисту.

2. Фискальный регистратор. Такое устройство не может работать самостоятельно, а требует подключения к смартфону, планшету или компьютеру. Записывает данные о каждой совершенной операции.

Смарт-терминалы.  Представляет собой устройство с сенсорным дисплеем, напоминающее смартфон или планшет, которое интегрируется с любым программным обеспечением. Производители предлагают как мобильные, так и стационарные модели. Легко настраиваются пользователем без привлечения специалиста. Обновление системы происходит автоматически.

Проблемы онлайн-касс 

Рассмотрим онлайн-кассы, которые могут доставить вам лишние проблемы и неудобства. Приобретать и устанавливать такое оборудование будет неразумным, если вы дорожите своим бизнесом.  

1. Модель онлайн-кассы не входит в реестр ФНС.

Согласно закону 54-ФЗ предприниматель может использовать только ту модель онлайн-кассы, которая входит в официальный реестр. Поэтому, если вы не нашли модель, которую вам предлагают в данном списке, то вести законный бизнес, используя это кассовое оборудование у вас не получится.

Аппарат просто не будет передавать данные о совершенных операциях в налоговую службу, а вам придется заплатить штраф. Узнать размер штрафа за использование неподходящего кассового оборудования вы можете в нашей статье: «Какие штрафы предусмотрены 54-ФЗ за отсутствие и некорректную работу онлайн-касс».

Как узнать, входит ли онлайн-касса в реестр налоговой службы?

Чтобы узнать, входит ли предложенная поставщиком кассового оборудования  техника в официальный реестр, достаточно сделать несколько простых действий: 

• Внимательно рассмотрите  упаковку кассы и тыльную сторону самого  устройства, чтобы найти такую информацию: марка, модель, заводской номер.
• Воспользуйтесь официальным сервисом от ФНС, предназначенным для того, чтобы проверить ККТ.
• Вести марку, модель и заводской номер вашего устройства, чтобы убедиться, что вы покупаете оборудование, которое будет работать легально.

2. Онлайн-касса не может быть подключена к системе товароучёта

Если ваша компания занимается торговлей, то желательно, чтобы онлайн — касса подключалась к системе учета товара. Это необходимо для того, чтобы:

• контролировать весь процесс товарооборота от первичной приемка до продажи или списания,
• анализировать доходы и расходы  
• следить за наличием остатков.

Советуем при выборе кассового оборудования и системы товароучета, отдавать предпочтение тем моделям и программному обеспечению, которые совместимы между собой, так как при несовместимости могут возникнуть неполадки.

Современные системы товароучета позволяют:

• создавать до 40 различных отчетов по продажам, 
• считать размер среднего чека, 
• составлять рейтинг самых популярных товаров
• анализировать динамику продаж в целом
• удаленно контролировать открытие и закрытие смены работником.

 3. Чтобы обновить программное обеспечение онлайн-кассы требуется заплатить или вызвать специалиста

В законодательную систему РФ постоянно вносятся поправки. И кассовое оборудование должно соответствовать каждому внесенному изменению, чтобы не возникало проблем. Своевременное обновление программного обеспечения онлайн-кассы позволяет избежать нарушения законодательства.

Но что делать, если для того, чтобы обновить  программное обеспечение необходимо заплатить или вызвать специалиста, услуги которого также стоят денег? Иногда вопрос даже не в стоимости этого обновления или работ специалиста, а в нехватке времени предпринимателя, чтобы это организовать.

Приведем простой пример. В январе 2019 года изменилась ставка НДС с 18% до 20%, а те, кто не успели обновить системное обеспечение кассы под новое законодательство, продолжали печатать и выдавать клиентам чеки со старой ставкой, нарушая тем самым закон. 

А еще в 2019 году нововведением стала маркировка товара, которая должна в будущем появиться на всех видах продукции. Она необходима, чтобы проследить путь товара от производителя до конечного потребителя. 

В настоящее время уже наносят маркировку на алкогольную продукцию, табачные и меховые изделия. Скоро она должна появиться на всей фармацевтической продукции, фотоаппаратах, парфюмерии, одежде и автомобильных шинах, а с февраля 2020 запретят продажу немаркированной обуви.

Кассовое оборудование должно быть оснащено таким программным обеспечением, которое будет фиксировать продажу маркированного товара, с последующей передачей этой информации в ФНС. В противном случае придется заплатить штраф.

На данный момент обязательной маркировке подлежат только некоторые товары, поэтому такое нововведение касается не всех предпринимателей занятых в торговле, но начиная с 2021такое поле как «Код товара» в кассовом чеке согласно54-ФЗ станет обязательным для всех групп товаров.

Поэтому лучше выбирать модели онлайн-касс, которые  по своему типу относятся к смарт-терминалам. Они автоматически обновляются и работают с маркированным товаром. Выбирая такое устройство, уточните стоимость каждого обновления ПО. 

4. Обслуживание онлайн-кассы платное и не круглосуточное

Некоторые функции онлайн-касс требуют настройки и консультации специалиста. Поэтому обычному пользователю бывает сложно разобраться с работой кассы с первого раза. Можно конечно использовать метод «научного тыка», он же «метод проб и ошибок», применение которого может привести к поломке устройства и его неправильному функционированию.

Решит проблему специалист сервисного обслуживания компании, где вы приобрели  кассовое оборудование. Поэтому уточните заранее, имеется ли у поставщика ККТ такая услуга, бесплатна ли она, если нет, то узнайте точный размер платы, чтобы не получить в итоге неприятный сюрприз в виде огромного счета за услуги, которыми вы возможно даже не пользовались.

Также нелишним будет уточнить, является ли техобслуживание кассы круглосуточным. Некоторые компании осуществляют обслуживание касс, даже в случае поломки, только в свое рабочее время.

Например, с 9:00 до 18:00 по будням. А что делать, если ваш магазин работает без выходных с 8.00 до 22.00, а кассовый аппарат вышел из строя в пятницу в 21.00?  Ждать, когда, когда начнется рабочий день специалиста, остановив работу своего магазина – потеряете выручку. Работать без кассового аппарата – нарушите законодательство РФ. 

 5. Касса неизвестного бренда

Если вам предлагают кассовый аппарат нового, неизвестного вам производителя, учтите, что покупка такой кассы может обернуться для вас следующими проблемами:

• Сложно найти детали, в случае поломки.  Кассовая техника, как и любое оборудование иногда ломается. Если фирма новая, то наверняка производит детали в небольшом количестве. Мало того, что запчасти сложно будет найти, так они еще и будут дорого стоить.
• Отсутствие сервисных центров. Если у компании нет официальных сервисных центров, то вам придется ремонтировать оборудование в сторонних сервисах, либо на дому у частных мастеров, что может быть ненадежным и затянуться по времени.
• Настройка программного обеспечения требует особых навыков. Иногда может потребоваться вскрывать кассу, что лишает оборудование заводской гарантии и несет дополнительные риски.   

Как выбрать онлайн кассу, чтобы избежать вышеописанных проблем? Сегодняшний рынок данных устройств предлагает большое количество вариантов, которые различаются между собой по цене, набору функций, качеству и стоимости технического обслуживания.  Вам необходимо сравнить кассы по этим показателям и выбрать наилучший вариант, который отвечает всем требованиям.

Боитесь, что не сможете выбрать онлайн-кассу самостоятельно? Обращайтесь к специалистам компании «ТамБанки»! Мы бесплатно проконсультируем вас и подберем самого подходящего поставщика современного кассового оборудования и программного обеспечения, которые полностью соответствует закону 54-ФЗ. 

Чтобы получить бесплатную консультацию, заполните простую форму, нажав на кнопку «Связаться с нами»!